Start-up pentru tineri și migranți

Depunere a Formularelor de aplicare

Aplicarea la Program se realizează prin depunerea online a Cererii de aplicare și a Formularului de aplicare  semnat cu semnătură electronică avansată calificată de către solicitant și a setului de acte corespunzător. Setul de acte include documentele menționate în tabelele nr. 1;2;3;4.

Tabel 1

Tabel 2

Tabel 3

Tabel 4

Toate spațiile din Formularul de aplicare electronic vor fi completate în mod obligatoriu. În cazul în care nu sunt completate integral și coerent toate punctele din cadrul fiecărei secțiuni a Formularului de aplicare electronic, sau setul de acte nu va fi complet, solicitantul va primi un mesaj de informare, cu acordarea unui termen suplimentar rezonabil pentru corectarea situației create. Din momentul comunicării, solicitantul urmează să prezinte actele necesare în maxim 10 zile lucrătoare.

Doar Formularele de aplicare complete vor fi înregistrare și analizate de către UIP, conform criteriilor de eligibilitate la Program.

I.P. CMDA în calitate de subdiviziunea responsabilă de primirea și procesarea Formularelor de aplicare asigură descărcarea setului de acte, imprimarea și formarea dosarului solicitantului.

Examinarea conformității dosarului se efectuează din momentul recepționării Formularului de participare. Aceasta include:

• verificarea depunerii setului complet de acte solicitate;
• determinarea corectitudinii întocmirii și completării actelor depuse;
• verificarea existenței semnăturilor și corespunderea acestora cu persoana autorizată ori a actelor care confirmă acest drept;
• evaluarea corespunderii datelor din documentele prezentate cu situația reală (fondator, administrator, etc);
• evaluarea privind beneficierea de ajutor de stat prin intermediul altor Programe;
• determinarea corespunderii solicitantului cu criteriile și domeniile de eligibilitate prevăzute în Program;
• alte acțiuni după caz.

Dosarul se verifică și se înregistrează paginat pentru a nu permite separarea/înlocuirea documentelor. La etapă semnării contractelor de finanțare, fiecare document prezentat în versiunea electronică, va fi contrapus cu originalul acestuia cu aplicarea ștampilei „conform originalului” sau actele se vor prezenta de solicitant, cu aplicarea semnăturii electronice avansate calificate însoțite de o declarație pe proprie răspundere privind veridicitatea actelor prezentate.

Dosarul care întrunește toate cerințele de conformitate și eligibilitate se consideră dosar complet. Odată cu înregistrarea dosarului complet, nu se admit corectări și completări. Solicitantul este informat prin e-mail privind înregistrarea dosarului complet.

Dosarele care nu întrunesc toate cerințele de conformitate și eligibilitate sunt considerate dosare neeligibile și sunt transmise spre arhivare conform procedurii. Solicitantul este informat prin e-mail despre motivul respingerii de participare la Program.

Aplicanții selectați, după caz, vor putea participa la cursuri de instruire antreprenoriale organizate de UIP, Primăria municipiului Chișinău și/sau partenerii săi.

La etapa de evaluare pre-finanțare se admit doar dosarele complete, avizate în modul corespunzător de UIP în calitate de subdiviziunea responsabilă de primirea și procesarea Formularelor de aplicare.

Procedura de evaluare pre-finanțare are drept scop aprecierea corespunderii solicitanților și a proiectelor investiționale cu obiectivele/prioritățile Programului, eficacitatea implementării acestora, capacitatea de atingere a indicatorilor de rezultat și a celor de impact prevăzuți de Program, precum și identificarea eventualelor riscuri ce pot apărea în procesul implementării proiectului investițional.

Procedura de evaluare

Analiza de conformitate – prevede examinarea dosarului prin prisma corespunderii cerințelor de eligibilitate ale Programului și alte aspecte de conformitate. În acest sens se evaluează:

• veridicitatea actelor depuse;
• eventuale conflicte de interese;
• legătura dintre suportul financiar solicitat și potențialul de creștere a întreprinderii și/sau competitivității acesteia;
• necesitatea deținerii (la această etapă) a unor acte permisive, standarde, etc.

Analiza proiectului investițional – presupune aprecierea fezabilității și corespunderii investițiilor propuse cu scopul și obiectivele Programului. La realizarea acesteia se va determina:

• respectarea condițiilor de co-finanțare prevăzute de Program;
• finanțarea sau co-finanțarea articolelor de investiții (atât din contul contribuției proprii, cât și din contul suportului financiar nerambursabil) de alte programe/proiecte de asistență;
• încadrarea proiectului înaintat spre finanțare în domeniul de activitate/strategia de dezvoltare a solicitantului;
• fezabilitatea costurilor și bugetului estimat, inclusiv conformitatea cu Lista costurilor eligibile și neeligibile prevăzute de Program;
• expertiza tehnico-economică a proiectului investițional, determinarea impactului asupra dezvoltării afacerii, produselor/serviciilor, îmbunătățirii proceselor, sporirii eficienței, diminuării consumului de resurse, etc;
• capacitatea solicitantului și echipei (personalul și competențele acestora) de implementare a proiectului.

Analiza riscurilor – presupune evaluarea prin prisma eventualelor riscuri care pot surveni în realizarea cu succes a proiectului și/sau afacerii. Acestea se vor referi la capacitatea de a realiza investiția preconizată, de a administra afacerea, de a valorifica investiția conform celor prevăzute în buget. În dependență de nivelul riscurile identificate dosarului i se va atribui un grad de risc: mare, mediu minim, care va fundamenta decizia de finanțare.

Evaluarea pre-finanțare a dosarelor se efectuează conform Grilei de evaluare.

Solicitanții care au acumulat punctajul minim necesar, după caz, pot primi recomandări privind dezvoltarea proiectului investițional, instruirea unor angajați și/sau ajustarea actelor depuse.

Rezultatele evaluării dosarului se includ în Fișa de examinare care constituie un raport de sinteză, conceput pentru a oferi Comitetului de coordonare informații detaliate necesare pentru luarea deciziei finale. Fișa de examinare va conține obligatoriu concluzia responsabililor de evaluarea pre-finanțare privind oportunitatea finanțării proiectului investițional ori respingerii acestuia, semnată de către responsabili de evaluare pre-finanțare și de către șeful ierarhic superior.

În procesul de evaluare pre-finanțare, la necesitate, poate fi solicitată opinia unor experți externi care vor elabora și prezenta o expertiză tehnică a proiectului în vederea corespunderii acestuia priorităților Programului.

După caz, în procesul de evaluare pre-finanțare a dosarelor, pot fi organizate interviuri sau vizite la locul desfășurării afacerii după cum urmează:

Interviul, în orice formă (telefonic, online sau fizic), are drept scop aprecierea capacității solicitantului de a realiza cu succes proiectul investițional. Concluziile interviului se includ în Fișa de examinare.

Vizita la locul de desfășurare a afacerii are drept scop confirmarea intenției de realizare a investiției, realitatea, legalitatea și existența operațiunilor economico-financiare. Concluziile vizitei respective se includ în Fișa de examinare.

La etapa de evaluare pre-finanțare a dosarelor, pot fi acceptate doar ajustări la proiectul investițional și nu modificare substanțială a acestuia. În cazul survenirii unei cereri de modificare substanțială sau schimbării în totalitate a proiectului investițional, dosarul se respinge cu posibilitatea reluării procedurii de aplicare.

Aprobare a suportului financiar

Aprobarea deciziei finale de finanțare/respingere a proiectului investițional se realizează de către Comitetul de coordonare și se fixează în procesul verbal al ședinței.

În procesul de aprobare a dosarelor, Comitetul de coordonare va urmări corespunderea proiectelor investiționale cu scopul, obiectivele și cerințele Programului, precum și va ține cont de viabilitatea afacerii, atingerea indicatorilor de rezultat și de impact asupra dezvoltării economice.

Aprobarea dosarelor spre finanțare se va realiza în baza Grilei de evaluare pre-finanțare.

Motivele de respingere a dosarului solicitantului Programului

• necorespunderea criteriilor de eligibilitate la Program;
• ne acumularea punctajului minim necesar conform grilei de evaluare;
• completarea incorectă și incompletă a Formularului de aplicare la Program;
• solicitantul furnizează acte și declarații evident false care nu corespund realității;
• proiectul investițional nu este viabil;
• articolele de investiții (atât din contul contribuției proprii, cât și din contul suportului financiar nerambursabil) au fost finanțate sau co-finanțate de alte programe/proiecte de asistență sau nu sunt relevante activității solicitantului;
• dosarul a fost clasat în categoria de risc sporit.

Procedura de evaluare pre-finanțare se finisează cu perfectarea Procesului verbal al Consiliului de coordonare al Programului municipal “Start pentru Tineri și Migranți” cu mențiunea „Acceptat” pentru fiecare dosar aplicat în ordinea recepționării și examinării acestora. Ulterior, în baza Procesului verbal UIP elaborează și negociază (în sensul termenilor de investiție) cu fiecare aplicant contractul de finanțare nerambursabilă. Contractele de finanțare nerambursabilă din partea Consiliului municipal Chișinău sunt semnate de Primarul General, Președintele Consiliului de coordonare al Programului municipal “Start pentru Tineri și Migranți”.

În cazul dosarelor respinse, în termen de 5 zile de la semnarea procesului-verbal al ședinței Consiliului de coordonare al Programului municipal “Startup pentru Tineri și Migranți”, UIP în calitate de subdiviziunea responsabilă de evaluareapre-finanțare informează solicitanții cu comunicarea motivului respingerii. Dosarele respinse se transmit spre arhivare conform procedurii.

Încheierea contractului de finanțare

În termen de 5 zile lucrătoare de la semnarea procesului-verbal al ședinței Consiliului de coordonare al Programului municipal “Startup pentru Tineri și Migranți”, UIP în calitate de subdiviziunea responsabilă de relația cu beneficiarii va informa solicitantul, prin telefon și e-mail, privind decizia adoptată, precum și despre perioada când va fi semnat contractul de finanțare.

Solicitantul, persoana fizică, a cărei dosar a fost acceptat spre finanțare, este obligată, în termen de 30 de zile calendaristice din momentul aprobării, să constituie o întreprindere și să prezinte, prin e-mail, actele corespunzătoare, în caz contrar finanțarea nerambursabilă nu se acordă.

Perfectarea proiectului contractului de finanțare se efectuează de către UIP, conform modelului aprobat. Ulterior, procedura de încheiere a contractelor de finanțare nerambursabilă va fi respectată în modul stabilit de Program.

Contractul de finanțare se semnează de către părți:

• fie cu semnătură olografă – în două exemplare, dintre care un exemplar se înmânează beneficiarului, iar celălalt se păstrează la UIP;
• fie cu semnătură electronică avansată calificată – în cazul în care părțile contractului de finanțare au convenit încheierea acestuia prin schimb de documente electronice.

În cazul în care se constată neconcordanțe sau lipse în informațiile furnizate sau solicitanții nu semnează contractul de finanțare în termenele stabilite, aceștia vor fi înștiințați în scris privind respingerea finanțării, în termen de 10 zile de la adoptarea unei astfel de decizii de către UIP în calitate de subdiviziunea responsabilă de relația cu beneficiarii.

Prin semnarea contractului de finanțare, beneficiarul se angajează pe deplin și în termen să pună în aplicare toate activitățile descrise în proiectul investițional și prevederile contractului, pentru a obține rezultatele menționate și pentru a atinge scopul și obiectivele specifice investiției.

Procedura de executare a Contractului

După semnarea contractului de finanțare, beneficiarul va efectua investiția din contribuția proprie și va prezenta în termenul indicat în contract documente confirmative privind efectuarea investiției.

După examinarea documentelor confirmative privind investiția proprie, UIP va elabora o Notă privind oportunitatea acordării suportului financiar nerambursabil care va fi prezentată spre finanțare în modul stabilit în Program.

În cazul stabilirii unor inexactități și/sau neclarități în documentele confirmative depuse și/sau abateri de la contractul de finanțare, UIP solicită (prin e-mail și telefonic) beneficiarului prezentarea în termen de până la 10 zile lucrătoare a actelor confirmative lipsă/necesare. Actele prezentate suplimentar de către beneficiar se anexează la dosar.  În cazul în care beneficiarul, nu realizează acțiunile menționate, dosarul este predat subdiviziunii juridice pentru întreprinderea acțiunilor care se cuvin.

În cazul respectării condițiilor contractuale de către beneficiar, transferarea mijloacelor suportului financiar nerambursabil va fi efectuată în conformitate cu prevederile contractului de grant și a prevederilor Programului aprobat.

În dependență de specificul tranzacțiilor efectuate pentru implementarea proiectului investițional, setul de documente ce confirmă efectuarea investițiilor din contribuția proprie, precum și utilizarea suportului financiar nerambursabil sunt:

• contracte de vânzare-cumpărare și/sau de prestări servicii;
• facturi fiscale;
• ordine de plată/extras bancar;
• acte de predare-primire a bunurilor/serviciilor;
• declarații vamale (invoice, CMR etc.), după caz;
• rapoarte de evaluare a articolelor de investiții, după caz;
• descifrarea conturilor analitice și sintetice care reflectă luarea la evidență contabilă a articolelor de investiții achiziționate din cadrul Programului, după caz;
• livrabilele obținute urmare accesării serviciilor de dezvoltare a afacerii, după caz;
• alte acte necesare, după caz.

Termenele de efectuare a investiției, atât din contul resurselor proprii, cât și din contul tranșelor suportului financiar nerambursabil sunt stabilite în contractul de finanțare.

În situații excepționale, argumentate și probate, UIP va examina solicitările de prelungire a termenelor prevăzute în contractul de finanțare și vor elabora o notă de serviciu privind oportunitatea extinderii acestora.

Motivele de refuz al transferării suportului financiar nerambursabil:

• beneficiarul nu a efectuat investiția cu bună credință, valoarea de achiziție a articolelor de investiție fiind vădit majorată;
• beneficiarul nu a efectuat investiția în mod transparent și echitabil, fiind inclus conflictul de interese, luând în considerație noțiunea conflictului de interese conform prezentului Manual operațional;
• investiția efectuată nu corespunde articolelor de investiție prevăzute în proiectul investițional și contractul de finanțare;
• nu au fost respectate termenele de efectuare a investițiilor și de prezentare a documentelor confirmative în acest sens;
• beneficiarul nu acceptă sau se eschivează de la vizita de monitorizare și/sau furnizează acte, declarații false care nu corespund realității;
• bunurile/serviciile au fost procurate de la persoane fizice care nu practică activitate de întreprinzător;
• investiția a fost efectuată cu încălcarea prevederilor contractului de finanțare sau a legislației în vigoare.

Procedura de analiză și acceptare

Documentele confirmative privind investițiile efectuate, sunt prezentate la adresa de e-mail I.P. CMDA, scanate și contrasemnate cu semnătură electronică avansată calificată de către beneficiar,  sau la sediul I.P. CMDA.

Documentele confirmative urmează a fi însoțite de originalul Declarației beneficiarului pe proprie răspundere privind veridicitatea actelor prezentate.

I.P. CMDA va analiza documentele confirmative recepționate și se va asigura că investițiile efectuate corespund prevederilor proiectului investițional și a contractului de finanțare nerambursabilă.

Nu vor fi acceptate documente confirmative privind efectuarea investiției care:

• conțin corectări ori alte erori;
• sunt întocmite cu admiterea conflictelor de interese;
• nu au tangența cu articolele de investiții indicate în contractul de finanțare;
• sunt evident suspect de false.

Procedura de modificare a Contractului

Contractul de finanțare este obligatoriu pentru părțile semnatare și poate fi modificat (atât în partea ce ține de termen, cât și referitor la alte elemente ale contractului de finanțare) doar prin acordul scris al părților, în baza unei cereri scrise susținută de argumente ferme și plauzibile, expediate prealabil către cealaltă parte contractantă.

Cererea de modificare se depune în original de către beneficiar și trebuie să includă o descriere detaliată și o justificare a modificării solicitate, cu anexarea actelor confirmative, după caz.

I.P. CMDA va analiza cererea depusă, va aprecia motivele de modificare expuse, precum și gradul de modificare solicitat. În cazul în care beneficiarul solicită o modificare substanțială a prevederilor contractului de finanțare/proiectului investițional, cererea este remisă subdiviziunii responsabile de evaluarea pre-finanțare pentru analiză și expunere conform procedurii de evaluare pre-finanțare și aprobare de către comitetul de evaluare.

În cazul în care beneficiarul solicită o modificare nesubstanțială a prevederilor contractului de finanțare/proiectului investițional, UIP va elabora o notă de serviciu, cu expunerea opiniei privind oportunitatea modificării Contractului.

În cazul în care se aprobă modificarea contractului de finanțare, aceasta se va realiza prin încheierea unui acord adițional conform modelului aprobat.

Semnarea acordurilor adiționale de modificare a contractelor de finanțare (în cazul modificării articolelor de investiții) poate avea loc doar după aprobarea prealabilă de către Consiliului de coordonare al Programului municipal “Start pentru Tineri și Migranți” a modificărilor aplicate prevederilor contractuale.

Procedura de monitorizare

Acțiunile de monitorizare încep imediat după realizarea proiectului investițional de către beneficiar, respectiv încetarea procesului de finanțare și prezentarea setului de acte confirmative privind investiția. Perioada de monitorizare a beneficiarilor Programului va constitui 24 de luni de la data de prezentării setului complet de acte privind utilizarea resurselor financiare alocate.

Monitorizarea se realizează în două etape: (i) monitorizare post-finanțare și (ii) monitorizare finală:

• Monitorizarea post-finanțare – prevede vizita la locul desfășurării afacerii și are drept scop confirmarea gradului de realizare a investiției, precum și realitatea, legalitatea și existența operațiunilor economico-financiare. În baza activităților de monitorizare se întocmește Fișa de monitorizare post-finanțare, semnată de angajatul subdiviziunii, care va fi inclusă în dosarul de finanțare, în original. Fișa de monitorizare post-finanțare este însoțită de probe privind existența bunurilor și includerea acestora în evidența contabilă.
• Monitorizarea finală – prevede vizita la locul desfășurării afacerii și presupune evaluarea realizării obligațiilor asumate în cadrul contractului de finanțare, inclusiv atingerea indicatorilor de rezultat. Pentru o evaluare cât mai eficientă, monitorizarea finală va include analiza de rapoarte financiare, dări de seamă fiscale, extrase din registru de evidență a persoanelor juridice, precum și alte acte relevante. În baza activităților de monitorizare se întocmește Fișa de monitorizare finală. Aceasta este însoțită de probe privind existența bunurilor și includerea acestora în evidența contabilă.

În cadrul vizitelor de monitorizare, beneficiarul este obligat, conform condițiilor contractuale să asigure acces liber la articolele de investiții procurate în cadrul proiectului investițional, dar fără a împiedica activitatea economică a companiei.

Monitorizarea se încheie cu întocmirea și semnarea Actului de monitorizare finală, în două exemplare, care confirmă executarea prevederilor contractului de finanțare, cu anexarea copiilor următoarelor documente:

• extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice/întreprinzătorilor individuali/registrul gospodăriilor țărănești;
• situațiile financiare, dările de seamă unificate fiscale pentru ultimele două perioade de activitate;
• declarația pe proprie răspundere a beneficiarului privind numărul de salariați;
• descifrarea conturilor analitice și sintetice care reflectă luarea la evidență contabilă a articolelor de investiții achiziționate din cadrul Programului;
• alte documente confirmative privind respectarea prevederilor contractuale.